Real Estate. Real People.: Lukas Hoffmann
Baustelle oder Bytecode? Der Alltag eines Capex-Projektsteuerers im KI-Zeitalter
Kaum zu glauben, aber wahr: Der Alltag in der Capex-Projektsteuerung folgt selten einem starren Ablaufplan. Zwar bilden Struktur, Zahlen und klare Entscheidungen die Grundlage, doch in der Praxis ist vor allem Flexibilität gefragt, um mit verändernden Anforderungen und Dynamiken souverän umzugehen.
Unser Kollege Lukas Hoffmann bewegt sich genau in diesem Spannungsfeld. Als Projektsteuerer und KI-Scout erlebt er täglich, wie sich die Immobilienbranche unter Druck neu sortiert. Denn regulatorische Anforderungen wie GEG und EU-Taxonomie geben zwar das Tempo vor, gleichzeitig werden die Budgets enger und Investoren zögerlicher. Dabei ist der Widerspruch offensichtlich: Nachhaltigkeit soll Pflichtprogramm sein, steigende Kosten aber bitte nicht.
Die wahren Probleme entstehen vor dem ersten Spatenstich
Lukas‘ Tag beginnt selten auf der Baustelle, denn die entscheidenden Probleme entstehen meist viel früher durch unklare Anforderungen in der Planungsphase. Sachverhalte, die sich später in Form von Mehrkosten und Verzögerungen bemerkbar machen. Lukas setzt genau dort an: Er erkennt Risiken früh, dokumentiert sie sauber und stimmt sie ab. Vor allem aber ist es das direkte Agieren und Sprechen miteinander im Team, statt sich hinter endlosen E-Mail-Ketten zu verstecken. Für Lukas bleiben Probleme, die ausgesprochen werden, handhabbar. Die anderen entwickeln ein Eigenleben.
Was ein Projekt wirklich erfolgreich macht, lässt sich für ihn ohnehin nicht allein in Zahlen messen. Er erklärt, dass Zeit und Budget die Grundlage sind, aber kein Erfolgsgarant. Entscheidend ist, ob alle Beteiligten am Ende noch als Team funktionieren. Genau da wird aus seiner Sicht immer kniffliger. Aus einem gemeinsamen Ziel wird schnell ein Gegeneinander, obwohl es eigentlich um denselben Zweck geht: den langfristigen Wert einer Immobilie zu sichern oder sogar zu steigern. Und ob ein Projekt gut wird, spüre er übrigens meist schon in der Planungsphase.
Verbindung von Technik und Praxis
In seiner Rolle als Eigentümervertreter ist Lukas mehr als nur Koordinator. Er steht im Zentrum eines komplexen Netzwerks, dass aus Eigentümern, Planern, Bauunternehmen und Behörden besteht. Entscheidungen laufen bei ihm zusammen, Verantwortung auch. Der Unterschied zum klassischen Projektmanagement liegt allerdings weniger in der Struktur als in der Perspektive, denn er denkt und handelt wie ein Eigentümer. Parallel dazu hat sich sein Arbeitsalltag um eine weitere Dimension erweitert. Als KI-Scout beschäftigt er sich mit einer Technologie, die gerade dabei ist, die Branche grundlegend zu verändern. Während viele Unternehmen noch damit ringen, wie sie KI sinnvoll einsetzen, sorgt er dafür, dass sie in unserem Berufsalltag tatsächlich funktioniert.
Das bedeutet vor allem Übersetzungsarbeit: zwischen IT und Fachbereichen, zwischen technischen Möglichkeiten und praktischen Anforderungen. Konkret testet Lukas unter anderem Tools vor dem Roll-Out, identifiziert Anwendungsfälle und entwickelt Leitlinien. Kurzgesagt, ist er die Verbindung zwischen der praktischen Arbeit in den Fachbereichen und der IT. Das macht aus seiner Sicht die Rolle intern zwar herausfordernder als sie von außen wirkt, aber auch wirkungsvoller.
Wo Zeit plötzlich wieder verfügbar wird
Für ihn zeigt sich der größte Hebel dort, wo täglich Zeit verloren geht: bei der Verarbeitung von Informationen und in der Kommunikation. Zum einen werden komplexe Gutachten auf den Kern reduziert, zum anderen regulatorische Anforderungen verständlich aufbereitet und Entscheidungsvorlagen strukturiert. Auch die Projektkommunikation verändert sich, von der einfachen Statusmeldung bis zur heiklen Eskalation. Aufgaben, die früher Stunden in Anspruch genommen haben, lassen sich deshalb heute deutlich schneller erledigen. Allerdings möchte Lukas die KI weniger abstrakt erklären, als sie ist. Anhand von Aufgaben aus dem Arbeitsalltag zeigt er, was konkret möglich ist. Das senkt die Hemmschwelle für alle Beteiligten und macht den Einstieg greifbar, erklärt er.
Ganz ohne Einschränkungen funktioniert das allerdings nicht. KI kann analysieren und formulieren, aber sie ersetzt nach wie vor kein fachliches Urteilsvermögen. Fehler passieren, manchmal subtil. Deshalb bleibt der kritische und vor allem menschliche Blick unverzichtbar. Für Lukas liegt genau darin eine der wichtigsten zukünftigen Kompetenzen, die er als „Orchestrator“ betitelt: nicht nur ein Tool zu bedienen, sondern mehrere Systeme gezielt einzusetzen, ihre Ergebnisse zu bewerten und dabei sinnvoll zu kombinieren.
Projektsteuerung 2.0
Abschließend wagt er noch einen Blick in die Zukunft, denn aus seiner Sicht dürfte sich in den kommenden Jahren diese Arbeitsweise weiter etablieren: KI wird zur Standardinfrastruktur werden, ähnlich wie es bei Excel vor 20 Jahren der Fall war. Gleichzeitig wird sich die Rolle der Projektsteuerung verändern. Unter anderem werden Entscheidungen stärker auf aktuellen Daten basieren, während Teilaufgaben automatisiert werden und sich Abläufe vernetzen. Der Kern der Arbeit bleibt gleich, doch die Art, wie sie erledigt wird, nicht. Für Lukas ist das alles schon längst Teil seines Alltags und weit ab von einer abstrakten Zukunftsvision. Zwischen Baustelle und Bildschirm ist für ihn ein neues Verständnis von Projektsteuerung entstanden.